La nostra prima intranet risale al 2003, era per BNL e si chiamava “Opera”.
Da allora non abbiamo mai smesso di progettarle e svilupparle, sia dal punto di vista delle applicazioni, che dei contenuti per alimentarle.
Abbiamo sempre cercato di portare un approccio innovativo, che tenesse conto di quanto l’individuo fosse UNO, indipendentemente dal momento lavorativo o ricreativo.
Per questo, abbiamo applicato sempre più intensamente le strategie di comunicazione tipiche delle aziende rivolte al target consumer, all’ambito delle Intranet e delle risorse umane.
"Avevamo una Intranet, prima ancora del web e delle e-mail"
L’importanza delle Intranet
Le Intranet rappresentano uno dei primi sviluppi del digital in azienda. Oltre ad essere il luogo in cui
gli stakeholder hanno accesso a informazioni, contatti, documenti e strumenti utili allo svolgimento
della propria attività, nel tempo hanno assunto sempre più un ruolo chiave nella comunicazione interna, nella gestione
delle risorse umane e nei processi di cambiamento aziendale.
Colpite da entropia degenerano nel gigantismo tipico dei repository documentali - poco o per niente organizzati - o nel sovraffollamento di informazioni a bassa viewability, finendo per essere poco funzionali agli obiettivi posti.
Nell'ottica dell'evoluzione del modello organizzativo e del posizionamento di mercato delle grandi aziende sia in ambito B2B che B2C, conseguenza dei mutamenti di scenario introdotti da i nuovi paradigmi comportamentali, la progettazione di una Intranet va probabilmente ripensata alle radici.
Da Intranet a Digital Workplace
Il ripensamento della Intranet come
strumento fondamentale nelle strategie di trasformazione aziendale
ha imposto una revisione profonda dell'approccio e degli obiettivi.
La nostra strategia, il nostro metodo
VALORIZZARE LE PERSONE COME NODI ATTIVI DI UNA RETE INSCINDIBILE DI COMPETENZE, RELAZIONI E INTERAZIONI, AL SERVIZIO DI UN OBIETTIVO AZIENDALE COMUNE.
La progettazione e lo sviluppo di Digital Workplace sono fatti non solo di scelte tecnologiche, ma anche di attenzione costante alla componente di comunicazione ed engagement degli utenti, in modo che la collaborazione e l’interazione tra i membri dell’organizzazione assumano un ruolo chiave nello sviluppo dell’organizzazione stessa L'adozione di un modello Human2Human consentirà la definizione di strategie per le quali la tecnologia assume un ruolo abilitante al coinvolgimento e alla valorizzazione della dimensione umana nella sua interezza e singolarità, così che ciascun soggetto parte della comunità possa portare un contributo attivo al processo di trasformazione aziendale In questo senso, nel continuo farsi di un flusso bidirezionale (bottom up/top down) un nuovo digital workspace assumerà la fisionomia di una vera e propria collaborative platform.
Oltre il Digital Workplace: il Digital Workspace
La diffusione della rete e l'accesso in mobilità stanno producendo forti cambiamenti di tipo culturale e comportamentale, che spingono alla revisione dei processi e al superamento di alcuni paradigmi consolidati per introdurre un concetto che riguarda la Intranet come un “non luogo”, ovvero uno “spazio” abitato, sia in forma fisica che digitale, da individui che interagiscono e costruiscono. Uno spazio, fatto di molteplici dimensioni e di molteplici luoghi, un ecosistema in equilibrio, un habitat.
Questo spazio, rappresenta nella strategia internet di Adacto il
Digital Workspace, ovvero
l'evoluzione e il superamento del Digital Workplace.
Si tratta ovviamente di un concetto limite, a cui tendere in tempi e modalità da definire
La prospettiva è la creazione di un framework di gestione dell’esperienza utente
in grado di raccogliere i dati/segnali provenienti dall’ecosistema e renderli fruibili attraverso i diversi luoghi abitati del Digital Workspace,
siano essi il website, una app mobile, una sala riunioni o un evento aziendale, un gruppo di lavoro, il digital signage.
Ad esempio, l’eventuale integrazione di una rete Beacon
in punti definiti della infrastruttura fisica, consentirebbe di definire un
“proximity system”, dando concretezza al mondo IoT
che sempre più sta diventando parte del nostro quotidiano.
Si pensi come ad esempio all’uso che l’azienda potrebbe fare del Beacon (letteralmente “faro”) per rendere “fisico” il Digital Workspace: all’accesso in azienda, riconoscendoci all’entrata o alla macchinetta del caffè, dandoci informazioni di tipo ludico-ricreativo o utili ai processi di formazione e team building (“Chi è qui con me in questo momento?” “Prendiamo un caffè insieme?”; “Lo sai cosa sta facendo la nostra azienda per l'ambiente e la responsabilità sociale? Rispondi a tre rapide domande e guadagna 10 punti”).
Dalla progettazione al lancio
Le fasi della progettazione
Anche se alcuni aspetti sono assimilabili alla costruzione di open website, la progettazione e la realizzazione di un Digital Workspace può essere molto più complessa e con specifiche peculiarità derivanti dai processi di governance aziendali.
La fase di realizzazione in senso stretto potrebbe essere preceduta da alcune attività strutturate e propedeutiche.
Le fasi del lancio
Le fasi successive alla progettazione sono altrettanto fondamentali perché il Digital Workspace possa raggiungere gli obiettivi ed essere effettivamente utilizzato in tutte le sue potenzialità.
È necessario sviluppare una strategia di lancio che supporti il progetto in tutte le sue fasi e verso tutti i destinatari: dalle fasi di pre-roll alle sessioni di informazione/formazione degli Advocate, dagli annunci formali ai dipendenti alle comunicazioni peer to peer alle altre attività interne.
Il piano di lancio potrà articolarsi in fasi sinergichee con diversi livelli di impatto
e potrà prevedere l'utilizzo di diversi strumenti di comunicazione, selezionati poiché funzionali al raggiungimento dell’obiettivo finale. A titolo di esempio 4 differenti momenti, usati per meglio indirizzare le azioni proposte verso target e obiettivi specifici, che cambiano nel corso dello sviluppo del piano stesso.
La scelta del framework tecnologico
Un Digital Workspace deve rispondere oggi a molteplici bisogni per riuscire ad essere effettivamente accettato e utilizzato:
• Effective collaboration, Work areas, Quick sharing tools, Documents storage and libraries, Activity flow, Real time chat, Updated information, etc.
Non esiste una singola piattaforma che possa rispondere al meglio a tutte le esigenze, ma spesso la soluzione più giusta è l'integrazione e l'utilizzo combinato di differenti tool verticali.
Ad es. come organizzare un brainstorming?
• Instaurare un primo contatto e connettere le persone anche a distanza (Skype), fissare un meeting (Google Calendar), esprimere idee (Trello), mapparle e collegarle (MindManager, Xmind,…), co-creare un documento di progetto (Sharepoint Work Area), etc.
La combinazione potrebbe essere molto diversa e le esigenze ugualmente differenti, moltiplicando le possibilità.
La legacy del nuovo
I sistemi legacy rappresentano in genere operazioni di compromesso dove il nuovo si lega al vecchio, ereditandolo.
Una possibile strategia utilizzata da Adacto per comporre uno scenario "virtuoso" è quella di adottare una
logica di integrazione
che mette insieme le applicazioni più adatte a soddisfare le singole esigenze implementando le modalità di accesso centralizzato e organico.
Tutte le principali piattaforme specializzate hanno infatti sviluppato componenti middleware dedicati al dialogo con altre piattaforme, il che consente di creare un ecosistema applicativo esteso in orizzontale in termini di copertura delle differenti esigenze e in verticale in termini di specializzazione.
L'analisi delle esigenze non può che attraversare una fase di valutazione delle possibili alternative, prima di decidere se procedere verso:
Integrazione di un cluster di strumenti (es.)
• CMS: WordPress, Adobe AEM, DNN, Liferay
• Collaboration: Trello, Slack
• Brainstorming: MindManager, Trello
• Project Managment: Wrike, JIRA
• Social dialog: Yammer, Facebook Workplace
Adozione di una suite integrata (es.)
• Sharepoint
• Liferay enterprise portal
• Atlassian Confluence + JIRA
• IBM Connections
• DNN Engage
Data la complessità delle Intranet rispetto alla varietà delle esigenze non è possibile pensare a una soluzione ideale, ma alla soluzione più adatta, non dimenticandosi che la misurazione delle performance è alla base del miglioramento continuo.